• Wstęp
• Czy można zaprojektować biuro na każdą porę roku?
• 10 kluczowych czynników wpływających na produktywność
• Idealne biuro na wiosnę
• Idealne biuro na lato
• Idealne biuro jesienne
• Idealne biuro zimowe
• Wniosek

Zmiany klimatyczne to bardzo realna rzecz. Stajemy się coraz bardziej świadomi szkód, jakie wyrządziliśmy naszej planecie na przestrzeni lat i jeśli nie podejmiemy drastycznych działań, najgorsze dopiero przed nami.

Z łatwością można dostrzec zmiany w klimacie każdego roku. Lato staje się coraz gorętsze, zima coraz chłodniejsza, śnieg coraz częstszy, a wiosna i jesień wydają się być nieco bardziej ekstremalne niż zwykle. Choć w Wielkiej Brytanii mamy szczęście mieć wyznaczone pory roku, to z biegiem lat granice między nimi stają się coraz bardziej rozmyte.

Nie jest bezzasadne twierdzenie, że pogoda ma drastyczny wpływ na wydajność w pracy. Jeśli siedzisz przy biurku przez kilka godzin dziennie, a w biurze jest po prostu zbyt gorąco, nie uda ci się wiele zrobić i prawdopodobnie wrócisz do domu z poczuciem całkowitego wyczerpania.

Podobnie, jeśli spędzasz kilka godzin przy fotelu biurowym i masz wrażenie, że do pisania potrzebujesz rękawiczek, nie będzie to dla Ciebie przyjemne ani produktywne doświadczenie.

W związku z tym menedżerowie muszą zastanowić się, jak zaprojektować biuro na każdą porę roku. Oznacza to, że należy pamiętać o specyficznych cechach, które mają wpływ na lato, zimę, wiosnę i jesień, i nauczyć się, jak zarządzać nimi wszystkimi w jednym prostym projekcie. Mówimy tu o odpowiedniej wentylacji w budynkach biurowych, zapobieganiu spadkom wydajności i nastroju oraz zapewnieniu, że wszyscy będą czuli się komfortowo i byli zadowoleni przez cały dzień pracy.

Brzmi to jak niemożliwe zadanie, ale wymaga po prostu rozbicia na poszczególne pory roku, a następnie zebrania wszystkiego razem.

Z łatwością wykonaliśmy tę ciężką pracę za Ciebie.

Czy możliwe jest zaprojektowanie biura na każdą porę roku?

Kluczowe pytanie - czy w ogóle możliwe jest stworzenie biura, które będzie pasowało do wszystkich czterech pór roku?

Zmiany między porami roku stają się tak drastyczne, że można pomyśleć, że po prostu nie da się zaprojektować biura, które poradzi sobie z upałem lata i chłodem zimy. Jednak jest to zaskakująco łatwe, gdy wiesz, z czym musisz pracować.

Na przykład, w biurze letnim chodzi o wentylację i utrzymanie chłodu. W biurze zimowym chodzi o utrzymanie ciepła. Więc co z klimatyzacją, którą można ustawić na ciepło lub zimno?

Podczas gdy klimatyzacja jest z pewnością droga, jest to dobry wybór dla dużych biur, które potrzebują dużej ilości kontroli temperatury i można ją dostosować do wszystkich potrzeb. Jedyne, czego musisz być pewien, to że regularnie ją czyścisz i upewniasz się, że twoje jednostki są również regularnie serwisowane.

W pewnym sensie, tworzenie przestrzeni, która odpowiada wszystkim sezonowym potrzebom polega na zmianie rzeczy, gdy nadejdą ekstrema. Tak jak byś miał modułowe meble do przemieszczania się, gdy jest potrzeba dodatkowych krzeseł i biurek, możesz mieć zmianę swojej podłogi, być może decydując się na dywan w zimie, a następnie przejść do laminatu w lecie.

Wystrój biura i meble biurowe są zarówno zaskakująco adaptacyjne i mogą być zmieniane w zależności od potrzeb. Tak długo, jak nie pójdziesz z czymś, co jest zbyt "stałe" i masz miejsce do przechowywania, gdy nie jest w użyciu, nie ma powodu, dlaczego nie można zmienić swoje biuro od czasu do czasu.

Można również argumentować, że to pomaga wnieść świeżą energię do biura też. W końcu mówi się, że zmiana jest równie dobra jak odpoczynek. Ale, koncentrując się na jakości biura jest zawsze ważne. Sprawdź ten wykład TED na temat dobrych, złych i brzydkich stron projektowania biur.

10 kluczowych czynników wpływających na produktywność

Produktywność pracowników jest kluczowa dla każdej firmy. Kiedy pracownicy są szczęśliwi i produktywni, zyski rosną. To jest to, czego chce każda firma. Oczywiście, istnieje również potrzeba dobrej jakości pracy, ponieważ jest ona przekazywana klientom.

Jednak wiele firm zapomina, że aby pomóc pracownikom w osiągnięciu maksymalnej wydajności, często sprowadza się to do zapewnienia im przestrzeni, w której czują się dobrze i komfortowo, a także do zapewnienia im właściwego traktowania.

Nie da się po prostu machnąć magiczną różdżką i nagle wszyscy będą cały czas wydajni. Trzeba wiedzieć, co przede wszystkim wpływa na produktywność.

• Poczucie inspiracji i motywacji - Dobry menedżer wie, jak inspirować swoich pracowników, co przekłada się na motywację i chęć zrobienia czegoś więcej. Nie dawaj pracownikom zadań i nie oczekuj, że się z nimi uporają, ale wyjaśnij, dlaczego są ważne i jak wpisują się w szerszy obraz.
• Poczucie przynależności - Każdy chce mieć poczucie, że jest częścią czegoś większego niż on sam. Zrozum, że Twoi pracownicy są ogromnym atutem dla Twojej firmy, jeśli nie najważniejszym atutem ze wszystkich i daj im to do zrozumienia. Stwórz w swoim biurze rodzinną atmosferę, a każdy poczuje się jak u siebie.
• Poczucie bycia słuchanym i szanowanym - Na koniec dnia każdy zasługuje na to, aby być cenionym i szanowanym. Słuchaj swoich pracowników i bądź przy nich, gdy Cię potrzebują. Informuj ich o wszelkich zmianach i pytaj o ich sugestie i opinie.
• Wygodne środowisko pracy - Meble biurowe muszą być wygodne i wspierające. Mówimy tu o takich rzeczach jak ergonomiczne biurka i krzesła biurowe. Można również pomyśleć o kabinach biurowych i meblach do przerw, aby dopasować się do innych potrzeb, np. współpracy.
• Inspirujące środowisko pracy - Chodzi nie tylko o to, jak wygodne są biurka i krzesła biurowe, ale także o wystrój i to, jak inspirujący i przyjemny jest ogólny projekt. Upewnij się, że Twoje biuro jest otwarte, jasne, pozytywne, a wystrój dodaje energii. W przeciwnym razie ludzie będą czuli się przygnębieni podczas wykonywania pracy.
• Praca w pozytywnym otoczeniu zespołu - szczęśliwy i pozytywny zespół zawsze osiągnie wspaniałe rzeczy i każdy będzie chciał wnieść swój wkład i wspólnie dążyć do lepszych wyników przez cały czas. Upewnij się, że pomagasz rozwiązywać wszelkie konflikty, kiedy tylko się pojawią, i inspirujesz swój zespół do wspólnego działania poprzez wyzwania, dni budowania zespołu i okazjonalne imprezy towarzyskie.
• Dobry i przystępny menedżer - Jest wiele przypadków osób, które odeszły z pracy z powodu złego zarządzania. Nigdy nie jest złym pomysłem przyjrzenie się swoim praktykom zarządzania i ustalenie, co można poprawić. Nigdy nie jest za późno na poprawę i naukę!
• Jasne i realistyczne oczekiwania - Nie przeciążaj pracownika nierealistycznymi terminami lub niesprawiedliwym obciążeniem pracą. Upewnij się, że wszystko, co robią, jest realistyczne i jasne, bez rozmytych linii lub mylących instrukcji.
• Technologia, która jest wydajna i łatwa w użyciu - Oznacza to również, że oprogramowanie i sprzęt, z którego korzysta Twój pracownik musi być łatwy w użyciu i musi wykonywać pracę, którą ma wykonywać. Pracownicy szybko staną się sfrustrowani, jeśli ich systemy nie będą kompatybilne z przydzielonymi im zadaniami.
• Cel, do którego należy dążyć - pozytywny zespół zawsze pracuje w tym samym celu - sukcesu dla firmy. Ponieważ sukces dla firmy oznacza również sukces indywidualny. Każdy chce, aby firma się rozwijała, ponieważ to sprawia, że czuje się dumny z bycia jej częścią.

Jak widać, stworzenie produktywnego środowiska pracy nie jest tak naprawdę aż tak ważne. Chodzi po prostu o to, aby dać pracownikom to, czego potrzebują i na co zasługują oraz traktować ich z szacunkiem i życzliwością. To jest w zasadzie to, co powinniśmy robić dla każdego i tak.

Tworząc wygodne i przyjemne środowisko pracy, zawsze zadawaj sobie pytanie, jak byś się czuł, gdybyś siedział w tym miejscu przez kilka godzin dziennie. Pomyśl o wentylacji i temperaturze, pomyśl o oświetleniu i ogólnym komforcie. Postaw się na miejscu swoich pracowników i sprawdź, co by im się najbardziej podobało.

Idealne biuro na wiosnę

Każda pora roku ma swoje specyficzne potrzeby. W kolejnych rozdziałach przyjrzymy się każdej porze roku i wskażemy rzeczy, które utrudniają pracę biurową w danym sezonie i jak można je rozwiązać. Na koniec wystarczy zebrać wszystko razem, aby stworzyć idealną, całoroczną przestrzeń biurową.

Po pierwsze, porozmawiajmy o wiośnie.

W miesiącach wiosennych temperatury są całkiem przyjemne, chociaż możliwe są cieplejsze dni, szczególnie pod koniec maja. Deszcz może być czasem problemem, ale nieco cieplejsze i dłuższe dni oznaczają, że trzeba pomyśleć o przeciwdziałaniu wyższej temperaturze w biurze.

Wentylatory mogą być używane w miesiącach wiosennych, ponieważ temperatury raczej nie będą rosły do ekstremów. Jednym z problemów są jednak alergie.

Jest to czas kataru siennego, a ponieważ kwiaty zaczynają kwitnąć i ludzie koszą swoje trawniki, alergie mogą stać się problemem dla niektórych osób w biurze. W takim przypadku należy pomyśleć o jakości powietrza i zapewnić, że przestrzeń jest regularnie czyszczona, aby pozbyć się wszelkich potencjalnych alergenów.

Sprawdź tę infografikę, która mówi o jakości powietrza w biurze, szczególnie w miesiącach wiosennych.

Źródło - https://www.breathingspace.co.uk/blog/infographic-air-quality-in-the-workplace/

Dobrym pomysłem jest upewnienie się, że wszelkie miejsca na zewnątrz, z których korzystasz podczas przerw, są oczyszczone po miesiącach zimowych i zamiecione z opadłych liści itp. Zacznij zachęcać swoich pracowników do wychodzenia na zewnątrz podczas przerw, ponieważ świeże powietrze jest znane z tego, że zwiększa wydajność i zmniejsza poziom stresu.

W tym czasie należy również zacząć myśleć o pokryciu pracowników, którzy zaczynają wyjeżdżać na wakacje. Roczny urlop jest zawsze problemem podczas późnej wiosny i miesięcy letnich i musisz być pewien, że zadania pracowników są pokryte podczas ich dni wolnych. Jest to szczególnie ważne, jeśli recepcjonista bierze wolne. Pamiętaj, że recepcja nigdy nie powinna pozostawać pusta.

Wiosną możesz również zacząć wprowadzać do swojej przestrzeni elementy biofilne. Oznacza to wprowadzenie elementów z zewnątrz, do środka. Możesz mieć rośliny biurowe, idealne do oczyszczania powietrza w niektórych przypadkach i podnoszenia nastroju, a nawet możesz przeprowadzić renowację w tym czasie, jeśli masz budżet. Wiosenne sprzątanie jest zawsze świetne dla wprowadzania nowej energii!

Idealne biuro na lato

Podczas gdy zima może być wyzwaniem, bez wątpienia, lato biuro jest zawsze najtrudniejszym czasem w roku.

To prawda, że nasze lata stają się coraz gorętsze i dłuższe. Podczas gdy dobre, stare brytyjskie lato nigdy nie będzie tak długotrwałe lub przewidywalne, widzimy gorętsze dni niż kiedykolwiek wcześniej. W chwili pisania tego przewodnika, w Wielkiej Brytanii prognozuje się, że za kilka dni wystąpią wysokie temperatury rzędu 40 stopni!

Tego typu temperatury są niespotykane na naszych wybrzeżach, ale jest to wynik zmian klimatycznych i coś, co musimy zacząć rozumieć i z czym musimy sobie radzić. Stworzenie wysokiej jakości i produktywnego biura letniego naprawdę sprowadza się do kontroli temperatury.

Jeśli temperatury zaczęły się skradać na wiosnę, teraz osiągają szczyt. W takim przypadku klimatyzacja jest zazwyczaj dobrym rozwiązaniem. Kiedy temperatury są wyższe i w biurze jest wiele osób, wentylatory wydają się po prostu dmuchać wokół gorącego powietrza. To nie jest dobre dla niczyjego poziomu stresu lub komfortu, gdy siedzą przy biurkach w biurze wykonawczym, próbując skończyć swoje listy rzeczy do zrobienia!

Lato może być czasem, kiedy wydajność tradycyjnie ślizga się trochę. Może to być spowodowane tym, że ludzie wyjeżdżają na wakacje, ale także tym, że trudno jest się skoncentrować w upale. Sprawdź tę infografikę, jak uniknąć takich spadków.

Źródło - https://www.thejobnetwork.com/fight-the-summer-productivity-slump/

Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby stworzyć bardziej przyjemne i wygodne biuro podczas letnich miesięcy:

• Rozważ zmianę podłogi na laminowaną na letnie miesiące, jeśli normalnie masz dywan. Nie jest trudno zwinąć dywany i przechować je do zimy. Jest to również dobra okazja, aby je wyczyścić, bez pośpiechu.
• Zachęcaj swoich pracowników do picia dużej ilości wody. Każdy musi pozostać nawodniony, nie tylko dla zdrowia, ale i dla produktywności. Zainstaluj chłodziarkę do wody i zachęcaj ludzi do przynoszenia do pracy butelki z wodą do ponownego napełnienia.
• Używaj klimatyzacji i upewnij się, że jest ustawiona na umiarkowaną temperaturę. Pamiętaj, że zawsze będą pracownicy, którzy lubią zimno i tacy, którzy nie lubią. Postaw na przyjemną, środkową temperaturę, a wszyscy będą szczęśliwsi.
• Upewnij się, że regularnie otwierasz okna, chociaż podczas używania klimatyzacji może być konieczne ich zamknięcie. Pomiędzy przerwami w używaniu klimatyzacji, otwórz okna i wpuść naturalne powietrze. Zachęcaj również swoich pracowników do korzystania z dużej ilości świeżego powietrza podczas przerw.
• Jeśli Twoi pracownicy noszą w biurze uniform, zdecyduj się na chłodniejszą wersję na letnie miesiące. Istnieje wiele biurowych stylizacji na lato, które są profesjonalne, a jednocześnie chłodne. Powinieneś również pomyśleć o udzieleniu porady na temat letniego obuwia do biura - gorące stopy to nie jest wygodna rzecz!
• Upewnij się, że wszyscy mają swoje przerwy i że ludzie nie siedzą przy swoich przerwach podczas lunchu.
• Kiedy ludzie wyjeżdżają na roczny urlop, unikaj przeciążania pracowników dodatkową pracą. Rozłóż dodatkowe obciążenie równomiernie na całe biuro.
• Podczas wyjątkowo gorących dni, np. fali upałów, daj ludziom możliwość pracy w domu, jeśli to możliwe.

Idealne biuro na jesień

Kiedy nadchodzi jesień, większość ludzi zaczyna czuć się przytulnie i zrelaksowana po wysiłku z lata. Liście stają się pomarańczowe i wszyscy zaczynają oczekiwać ciemnych nocy i Halloween.

W jaki sposób można wprowadzić tę przytulną atmosferę w biurze i stworzyć przestrzeń, która pasuje do pory roku?

Lato to zazwyczaj pracowity okres dla większości ludzi, z wakacjami i koniecznością zastąpienia tych, którzy są poza domem. Może się zdarzyć, że wszyscy czują się trochę rozbici i jest to dobry moment, aby zebrać zespół i podziękować im za ich ciężką pracę w ciągu letnich miesięcy. Dlaczego nie zorganizować dnia budowania zespołu, aby ściągnąć wszystkich z powrotem do siebie i wzmocnić ducha zespołu na nadchodzące miesiące? Motyw halloweenowy jest tu świetnym pomysłem!

Jeśli chodzi o projektowanie biura na jesień. Zazwyczaj dopiero w październiku temperatury zaczynają spadać, chociaż deszcz może być problemem. Gdy zbliżamy się do października, dobrym pomysłem jest powrót do wykładzin dywanowych, jeśli je posiadasz. Oznacza to mniej problemów zdrowotnych i bezpieczeństwa w zakresie poślizgu z mokrymi butami, a także sprawia, że biuro czuje się cieplej.

Jednak rześkie jesienne powietrze nadal musi być wpuszczane do Twojej przestrzeni, więc otwieraj okna, kiedy tylko możesz. Prawdopodobnie nie będziesz musiał jeszcze używać ogrzewania, więc jest to dobry moment, aby uniknąć używania klimatyzacji i po prostu poradzić sobie z Matką Naturą.

Sprawdź meble biurowe i upewnij się, że wszystko działa dobrze i jest wygodne dla Twoich pracowników. O wiele łatwiej jest wprowadzić zmiany w tym czasie, w porównaniu do miesięcy zimowych, kiedy pogoda może być problemem, a sezon wakacyjny sprawia, że wszystko jest tak zajęte. Jeśli musisz dokonać zmian w biurkach i rozwiązaniach do przechowywania w biurze, teraz jest dobry czas, aby to zrobić.

Możesz również zapytać swoich pracowników, czy mają jakieś pomysły, jak sprawić, by biuro było nieco bardziej produktywne lub wygodne w nadchodzących miesiącach. A może jakieś nowe, nowoczesne stoły biurowe do współpracy?

W tym czasie dobrze jest również zrobić głębokie sprzątanie swojej przestrzeni. Zanim nadejdzie zima i zarazki zaczną dawać o sobie znać, wyczyść wszystko i upewnij się, że zaczynasz nowy sezon od czystej i sterylnej płyty.

Idealne biuro na zimę

Wreszcie mamy miesiące zimowe.

Wiesz, co to oznacza - długie, ciemne dni, zimna pogoda, możliwy śnieg i zazwyczaj dużo deszczu. Nie brzmi to zbyt optymistycznie, prawda? Podczas gdy miesiące zimowe mogą być pod pewnymi względami magiczne, szczególnie pod koniec grudnia, jest to również długi i ciemny okres, który może spowodować, że niektórzy ludzie poczują się nieco gorzej.

Sezonowe zaburzenie afektywne, lub SAD, jest prawdziwym problemem dla wielu ludzi, a podczas miesięcy zimowych to zwykle szczyty. Zobacz ten film, aby uzyskać nieco więcej informacji.

Niezależnie od tego, czy któryś z Twoich pracowników zmaga się z SAD czy nie, brak naturalnego światła słonecznego i ciemniejsze dni mogą powodować obniżenie nastroju. Dlatego dobrym pomysłem jest uwzględnienie w projekcie biura sposobów na uniknięcie tego zjawiska.

• Przenieś meble biurowe bliżej okien - Jeśli masz pracownika, który szczególnie zmaga się z SAD, poszukaj możliwości przeniesienia jego biurka i krzesła biurowego nieco bliżej okna, aby mógł skorzystać z naturalnego światła. Upewnij się jednak, że na ekranie ich komputera nie ma odblasków - w takim przypadku może być konieczne ponowne przesunięcie lub zakup filtra do ekranu.
• Spójrz na zakup light boxów - W zimie, czasami nie można polegać na tym, że jest zbyt dużo światła słonecznego. W takim przypadku, light box sprawi, że będzie się wydawać, że słońce świeci, kiedy w rzeczywistości ukrywa się za bardzo ciemną chmurą.
• Udostępniajświeże owoce i warzywa - Jeśli masz stołówkę, upewnij się, że jest ona zaopatrzona w świeże owoce i warzywa. Zdrowa dieta może pomóc w przeciwdziałaniu skutkom SAD, a także sprawić, że ludzie będą bardziej podniesieni na duchu i wydajni.
• Zachęcaj ludzi do ćwiczeń - Nawet jeśli na zewnątrz jest trochę chłodno, zachęcaj swoich pracowników do wyjścia na zewnątrz, aby zaczerpnąć świeżego powietrza i poćwiczyć podczas przerw. Jeśli masz miejsce na zewnątrz, zrób to tak wygodnie, jak to tylko możliwe, aby ludzie nadal mogli z niego korzystać, gdy nadejdzie zima.

Jeśli chodzi o temperaturę w biurze, to tutaj należy porozmawiać z pracownikami. Jeśli zastosujesz ogrzewanie, w biurze będzie duszno i zbyt ciepło, a rachunki za gaz lub energię elektryczną będą ogromne. Jeśli jednak nie będziesz go używać, będzie zbyt zimno.

Dowiedz się, co myślą Twoi pracownicy. To oni najczęściej korzystają z przestrzeni i będą mieli najlepsze rady. Należy jednak spróbować wprowadzić trochę świeżego powietrza przez otwarte okna, kiedy tylko jest to możliwe. Krótkie i ostre wybuchy ogrzewania mogą być odpowiedzią, chociaż użycie dywanu na podłodze pomoże w izolacji przestrzeni.

Powinieneś również dodać kilka roślin biurowych i elementów biofilnych, które pomogą utrzymać przestrzeń w stanie uniesienia i inspiracji. Pomogą one zmniejszyć zimowy stres i stworzyć bardziej pozytywną przestrzeń.

Co z ubraniami? Upewnij się, że pracownicy mają gdzie powiesić mokre płaszcze i parasole, aby nie kapały na podłogę biura. Powinieneś również wprowadzić zmiany w swoim uniformie lub polityce ubraniowej, kiedy pogoda jest chłodniejsza. Zimowa odzież biurowa powinna być wygodna i ciepła przez cały dzień.

Wniosek

No i mamy to! Teraz wiesz wszystko, co musisz wiedzieć o projektowaniu biura w różnych porach roku. Wszystko, co musisz teraz zrobić, to zebrać to wszystko razem i stworzyć elastyczne biuro, które może zaspokoić wszystkie potrzeby, niezależnie od miesiąca.

Teraz zrozumiesz, że nie jest to tak trudne, jak się wydaje. Większość rzeczy, o których mówiliśmy, można cofnąć i zainstalować ponownie, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Jeśli masz wątpliwości, porozmawiaj z pracownikami i dowiedz się, co ich zdaniem ułatwiłoby im życie zawodowe w miarę upływu pór roku.

Pogoda może mieć wpływ na wydajność pracy - może być zbyt gorąco, zbyt zimno lub po prostu zbyt ciemno. Uwzględniając wszystkie potrzeby i wprowadzając zmiany tam, gdzie jest to konieczne, możesz oczekiwać wysokiej wydajności i znacznie szczęśliwszych pracowników.